Cuộc sống ”bình thường mới” bắt đầu lại cũng là lúc giới kinh doanh bắt đầu lại những kế hoạch. Do đó nhu cầu tìm văn phòng cũng tăng cao. Để quá trình đi tìm văn phòng diễn ra thuận lợi, sau đây Sabay xin gửi tới các bạn quy trình 4 bước cần làm khi đi tìm văn phòng mới.
Bước 1: Xác định yêu cầu đối với văn phòng
Qua quá trình làm việc với khách hàng, Sabay nhận ra rằng trước khi đi thuê văn phòng, khách hàng không chuẩn bị những yêu cầu chi tiết rõ ràng. Những yêu cầu chung chung được đề cập nhiều đến như: rộng, thoáng, gần trung tâm, giá cả hợp lí và giao thông thuận lợi, … Tuy nhiên, những điều này gây cản trở cho đơn vị tìm văn phòng chưa cụ thể hóa nhu cầu, sau đây là những yêu cầu cơ bản chúng tôi khuyến khích khách hàng nên thêm vào danh sách yêu cầu của mình trước khi thuê văn phòng:
+ Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê;
+ Đặc điểm văn phòng: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy;
+ Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới;
+ Các yêu cầu khác: Tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà, tăng giảm nhân sự trong tương lai, bổ sung, hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh.
Bước 2: Lựa chọn một công ty dịch vụ tin cậy
Khi đi thuê văn phòng, khách hàng thường có 3 lựa chọn: tự tìm hiểu và ra quyết định thuê, sử dụng dịch vụ của trung gian hoặc kết hợp cả 2 phương thức trên. Khách hàng cũng thường nhầm lẫn khi cho rằng thuê văn phòng qua công ty dịch vụ sẽ bị độn chi phí thêm nhưng họ không nghĩ tới chi phí đánh đổi của bản thân (thời gian chọn lọc thông tin) và rủi ro đem lại.
Nếu tìm được một công ty dịch vụ đáng tin cậy thì bạn sẽ có những lựa chọn tốt hơn, nếu có rủi ro cũng có bên thứ 3 đứng ra giải quyết.
Với kinh nghiệm cho thuê văn phòng lâu năm, Sabay là một công ty dịch vụ uy tín đáng để quý khách hàng gửi gắm niềm tin.
Bước 3: Quan sát thực tế và đưa ra lựa chọn
Với sự trợ giúp ban đầu của Sabay về thông tin giá cả, nguồn cung văn phòng trống, ưu và đặc điểm của văn phòng, khách hàng sẽ thu hẹp được những lựa chọn của mình. Hơn nữa, bởi vì trợ giúp khách hàng xem xét tòa nhà văn phòng là công việc đội ngũ nhân sự Sabay làm hàng ngày, đồng thời chúng tôi còn nhận được rất nhiều ý kiến đánh giá về mỗi tòa nhà từ khách hàng cũ, vì vậy với sự đánh giá khách quan và tư vấn chân thật đến từ Sabay, chúng tôi tin rằng khách hàng sẽ đưa ra quyết định thuê văn phòng ưng ý và hài lòng.
Bước 4 : Đàm phán, ký kết hợp đồng thuê
Thấu hiểu tâm lý khách hàng, chúng tôi thấy rằng đây là bước làm cho khách hàng phiền lòng nhất khi không biết làm sao để đàm phán được một mức giá tốt và không bị sai sót trong hợp đồng. Thực tế cho thấy rất nhiều trường hợp khách hàng không đọc kĩ các điều khoản trong hợp đồng, không hiểu cụ thể điều khoản đó có nghĩa lý gì nên dẫn tới khi có vấn đề thì xảy ra tranh chấp và khách hàng chịu thiệt rất nhiều.
Thông thường, những người chủ cho thuê văn phòng luôn có một bản hợp đồng sẵn với những điều khoản có lợi nghiêng về phía họ, nên việc cần đến một bên đàm phán thứ ba có kinh nghiệm để điều chỉnh lợi ích của hai bên là cần thiết. Sabay tự hào là một công ty dịch vụ cho thuê văn phòng có uy tín, chúng tôi luôn đảm bảo lợi ích của khách hàng, cố thương thương lượng với bên chủ cho thuê. Đặc biệt, trong suốt quá trình khách hàng thuê văn phòng, chúng tôi luôn quan tâm đến tình trạng văn phòng đó, nếu khách hàng và chủ văn phòng cho thuê xảy ra vấn đề, Sabay luôn có mặt kịp thời và đưa ra các giải pháp tối ưu nhất cho đôi bên.
Hy vọng với quy trình 4 bước trên, khách hàng đã có thêm những kinh nghiệm quý giá khi cần đi thuê văn phòng.
