Trong quá trình làm việc và quan sát của đội ngũ nhân sự Sabay, chúng tôi rút ra được những lỗi khách hàng dễ gặp phải khi đi thuê văn phòng sau đây.
1. Yêu cầu thuê văn phòng không rõ ràng
Đây là lỗi khách đi thuê hay gặp nhất, điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng nếu tiêu chí thuê phòng khách hàng đưa không rõ ràng sẽ ảnh hưởng đến quá trình và kết quả tìm kiếm của bản thân họ hay công ty dịch vụ. Đồng thời khả năng chi trả của khách hàng là hữu hạn nên Sabay gợi ý khách hàng nên có danh sách xếp hạng những tiêu chí, văn phòng đó cần đáp ứng được những nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp.
Để biết thêm những yêu cầu cụ thể khi thuê văn phòng, các bạn có thể tham khảo thêm thông tin ở bài viết
Quy trình 4 bước khi thuê văn phòng bạn cần biết
2. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả
Đây cũng là một trong những lỗi khách hàng hay gặp phải vì họ chưa xác định tiêu chí thuê văn phòng của mình từ đầu. Ví dụ khách hàng đi xem 2 văn phòng A và B, văn phòng A đáp ứng đủ các tiêu chí và ngân sách của họ nhưng họ thấy văn phòng B tiện hơn, đẹp hơn và đắt hơn một chút, đến đây họ khá phân vân.
Tâm lý phân vân dẫn đến việc đưa ra quyết định chậm trễ, có thể trong lúc khách hàng suy nghĩ để đưa ra quyết định thì văn phòng A đã có chủ mới. Quan trọng hơn, nhiều khách hàng sau khi suy xét thì quyết định chọn văn phòng B mà họ không nghĩ tới chi phí sau này vì ngoài chi phí văn phòng còn rất nhiều khoản đi kèm khác như: phí dịch vụ, phí hóa đơn điện, nước, phí thi công và sự chênh lệch khi điều chỉnh giá thuê,… Những khoản nhỏ cộng vào cũng làm cho gánh nặng tài chính của khách hàng nặng thêm.
3. Không dự trù cho việc tăng nhân viên
Không thể không nhắc đến khoản lỗi này, văn phòng của khách hàng có thể mở rộng quy mô, cần nhiều nhân viên hơn, dẫn đến cần một nơi rộng để kê bàn ghế và các dụng cụ khác. Nếu muốn di dời văn phòng thì khách hàng phải chịu thêm khoản phí đền bù hợp đồng vì chưa đến hạn kết thúc thuê văn phòng.
Vì vậy, khách hàng phải cân nhắc và đưa ra lựa chọn hợp lí, một hợp đồng thuê văn phòng trung bình kéo dài từ 3 – 5 năm, liệu trong những năm tới, lượng nhân viên sẽ tăng khoảng bao nhiêu, văn phòng rộng chừng nào thì hợp lí. Không thể thuê văn phòng vừa đủ, cũng không thể thuê văn phòng quá rộng vì tốn chí phí, đây cũng là một quyết định khá đau đầu đối với các doanh nghiệp.
Để giúp khách hàng có được quyết định sáng suốt hơn, đội ngũ tư vấn của Sabay luôn tự tin với trình độ kinh nghiệm và khả năng quan sát của mình để đem đến cho khách hàng những kết quả hài lòng nhất.
4. Trình tự đặt cọc tiền thuê quá đơn giản
”Bút sa gà chết” là câu mà không người làm kinh doanh nào muốn nghe vì họ luôn có những tính toán kĩ càng, nhưng vẫn có nhiều khách hàng mắc sai lầm này và bị mất một khoản tiền không nhỏ.
Trình tự đàm phán thuê văn phòng thông thường gồm 2 bước:
+ Ký thư mời thuê , và chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê
+ Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.
Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Sabay khuyên khách hàng hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và cần làm rõ mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước tiên.
5. Không đo lại diện tích
Diện tích mà các chủ nhà đưa ra không phả bao giờ cũng chuẩn xác 100% nên đo lại diện tích văn phòng là điều cần thiết. Chênh lệch về diện tịch dẫn đến chi phí thuê văn phòng tăng, nếu ký hợp đồng thuê từ 3 – 5 năm thì đây sẽ là con số đáng kể.
6. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ
Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, khách hàng sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được đơn vị đảm bảo về chất lượng và chi phí. Hiện nay có khá nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng cụ thể.
Đây là những lỗi khi thuê văn phòng mà khách hàng hay gặp phải, Sabay đã quan sát và đúc kết để tổng hợp, mong với kiến thức bổ ích trên, bạn có quyết định thuê văn phòng vừa ý!
Bích Ngọc
