Nhu cầu thuê văn phòng ngày càng trở nên cần thiết hơn, đặc biệt đối với các start up trẻ. Trong những năm trở lại đây, số lượng các startup thành lập công ty và tham gia vào thị trường vô cùng lớn. Cho thuê văn phòng startup như dịch vụ văn phòng chia sẻ, dịch vụ văn phòng ảo, thuê chỗ ngồi làm việc trở thành loại hình dịch vụ phát triển. Nhằm đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp mới, vừa và nhỏ
Hiện nay, Việt Nam chúng ta đang có khoảng hơn 1.500 startup hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau. Xét theo mật độ các công ty khởi nghiệp trên đầu người thì tỷ lệ ở Việt Nam thậm chí cao hơn nhiều quốc gia khác như Trung Quốc Ấn Độ, hay Indonesia. Do đó, có thể thấy rằng thị trường kinh doanh Việt Nam chưa có dấu hiệu suy giảm, dù trong đại dịch Covid-19, các start up vẫn tiếp tục ra đời ngày càng nhiều
Các bước cần thực hiện trước khi thuê văn phòng
Bước 1: Xác lập các tiêu chí thuê văn phòng
Việc lựa chọn chủ yếu dựa trên yếu tố giá mà chưa xem xét đầy đủ các nhu cầu khác của doanh nghiệp, quá trình sử dụng sau này phát sinh nhiều vấn đề ngoài hoạch định.
Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí sau:
Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê
- Về vị trí: không chỉ riêng start up, hầu hết dân văn phòng khi muốn thuê một nơi làm việc, tiêu chí đầu tiên thường là vị trí.
Miễn là đảm bảo giao thông dễ dàng, không quá tắc. Ngoài ra, cần thuê văn phòng tránh khu quá ồn ào hoặc quá thưa thớt người dân / khách hàng mục tiêu. Nên chọn địa điểm làm văn phòng có kinh tế phát triển, có các tiện ích xung quanh: siêu thị, quán ăn uống, vui chơi, công viên, dịch vụ cần thiết.
+ Đặc điểm văn phòng: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy;
- Về thông tin giá cả, nguồn cung văn phòng trống, đặc điểm khu vực nhắm tới, khách hàng sẽ xác lập được một yêu cầu thuê khả thi về mặt thị trường.
- Về thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới
Tìm cho thuê văn phòng startup có diện tích vừa phải
- Với những công ty start-up với quy mô nhân sự không quá đông, bạn hoàn toàn có thể thuê văn phòng khởi nghiệp có diện tích đủ dùng. Không cần phải quá rộng nhưng đủ để tạo cảm giác thoải mái, thoáng đãng cho nhân viên. Hơn nữa, văn phòng nhỏ cũng tạo cảm giác gần gũi, gắn kết hơn. Lại dễ dàng lựa chọn, bày trí nội thất, tạo cảm giác chuyên nghiệp. Thông thường, bạn có thể tìm thấy các không gian có diện tích tầm 18m2, 25m2 đến 30m2 với mức chi phí hợp lý
Lựa chọn một công ty dịch vụ tin cậy
Khi đi thuê văn phòng thường bạn có 3 phương thức để thực hiện:
- Tự làm
- Sử dụng một công ty dịch vụ chuyên nghiệp
- Kết hợp cả hai.
Khi tự tìm kiếm thông tin thuê văn phòng bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi tìm thông tin. Mất nhiều thời gian lọc thông tin không chính xác.
Trợ giúp khách hàng xác lập yêu cầu thuê là tiền đề để xây dựng niềm tin với khách hàng. Một yêu cầu thuê được xác lập đúng, đầy đủ là tiền đề để khách hàng nhanh chóng thuê được văn phòng phù hợp nhu cầu sử dụng trước mắt và lâu dài.
Tìm kiếm và đề xuất văn phòng phù hợp
Nếu tìm kiếm văn phòng là công việc 3 – 5 năm mới thực hiện một lần, khi tìm kiếm văn phòng khách hàng đối mặt với hai nhóm thách thức là:
- Lượng thông tin phải thu thập và xử lý về giá cả, diện tích văn phòng trống phù hợp, thông tin về các tòa nhà v.v.
- Nhân sự thực hiện thiếu thời gian vì vẫn phải đảm bảo công việc hàng ngày, kinh nghiệm, kiến thức về thị trường văn phòng cho thuê không cập nhật.
Sau khi đề xuất về vị trí, các mức giá, diện tích phù hợp, việc còn lại là trợ giúp xem xét thực tế, đánh giá và lựa chọn văn phòng mục tiêu
Sau những thông tin đã được cung cấp, bạn có nắm được những ưu, nhược điểm của văn phòng mà công ty bạn đang thuê hay không?
+ Sắp xếp lịch xem xét tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc;
+ Gặp gỡ người có thẩm quyền để làm việc;
+ Cung cấp biểu mẫu để giúp khách hàng đánh giá được đầy đủ ưu nhược, điểm của từng tòa nhà;
+ Đưa ra các ý kiến đánh giá khách quan về ưu nhược điểm của từng tòa nhà, giúp cho khách hàng lựa chọn được tòa nhà phù hợp nhất.
Đàm phán, ký kết hợp đồng thuê
Thông thường các chủ văn phòng đều có sẵn một mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng với các điều khoản được thiết kế bảo vệ quyền lợi của họ. Và họ thường rất bảo thủ trong việc thay đổi các điều khoản của hợp đồng. Vì vậy một phương án đàm phán được xác lập chi tiết và khả thi với sự trợ giúp của các đơn vị dịch vụ sẽ giúp cho khách hàng ký kết được một đợp thuê đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa hai bên.
Đặc biệt với thông tin cập nhật về giá cả thị trường, cũng như ghi nhận về lịch sử giá thuê của mỗi tòa nhà văn phòng, đơn vị dịch vụ sẽ trợ giúp để khách hàng có được mức giá hợp lý nhất.
