Văn phòng ảo là một xu hướng mới cho việc xây dựng công ty, trụ sở của các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay. Vậy lý do tại sao nhiều người quan tâm đến loại hình dịch vụ này như vậy? Dịch vụ văn phòng ảo còn hạn chế ở những điểm nào? Hãy cũng SABAY tìm hiểu dưới bài viết dưới đây nhé.
Những lưu ý cần cân nhắc kỹ khi thuê văn phòng ảo
Khi tìm đến các đơn vị cho thuê văn phòng ảo, bạn cần nắm rõ những thông tin sau để lựa chọn một không gian làm việc phù hợp nhất:
Vị trí địa lý
Đầu tiên phải nhắc đến địa điểm của văn phòng ảo, nơi mà bạn có ý định thuê. Đây là một trong những tiêu chí quan trọng giúp cho hình ảnh của công ty bạn phát triển và nhận được nhiều lợi ích.
Bạn nên cân nhắc và lựa chọn các tòa nhà hay văn phòng tại các quận trung tâm, thành phố. Đặc biệt là những nơi sầm uất và sở hữu nhiều tuyến đường giao thông lớn để di chuyển đến doanh nghiệp của bạn dễ dàng hơn. Nhờ đó mà các đối tác, khách hàng sẽ dễ dàng tìm thấy bạn và đồng thời tạo nên thiện cảm với họ. Vị trí địa lý cùng góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp và sự uy tín cho thương hiệu doanh nghiệp.
Dịch vụ và các tiện ích đi kèm
Bạn cần xác định rõ mục tiêu và nhu cầu của bản thân khi lựa chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo để có thể thương lượng và tìm kiếm những đơn vị thích hợp nhất.
Một số tiện ích cơ bản của gói dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là:
- Lễ tân đón tiếp khách hàng, nghe gọi điện thoại
- Phòng họp.
- Nội thất như bàn, ghế
- Số điện thoại và các địa chỉ nhận thư.
- Trang thiết bị văn phòng như máy in, máy fax,..
Ngoài ra còn các dịch vụ, tiện ích đi kèm khác đối với một số đơn vị khác nhau. Số lượng và hình thức của các tiện ích có thể ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng. Tuy nhiên, nhìn chung thì khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nhiều khoản tiền phát sinh.
Ưu điểm của dịch vụ văn phòng ảo
Tối ưu ngân sách cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp chỉ không phải chi trả cho những phí bảo trì, sửa chữa, gửi xe,… khi lựa chọn thuê văn phòng ảo. Ngoài trừ tiền thuê vị trí chỗ ngồi hay văn phòng thì bạn sẽ tiết kiệm được khoản tiền lớn để đầu tư và các công việc khác nhằm phát triển doanh nghiệp, nhanh chóng tạo vị thế trên thị trường kinh tế.
Đa dạng dịch vụ và tiện ích
Điểm đặc biệt của loại hình dịch vụ văn phòng ảo là doanh nghiệp không cần phải mất thời gian hay công sức để tìm kiếm và chi trả cho đội ngũ nhân viên kỹ thuật, lao công,… Việc tiếp khách, nhận thư sẽ được bộ phận tiếp tân thường trức tiếp nhận và bạn hoàn toàn không mất thêm chi phí nào cả.
Bên cạnh đó là các trang thiết bị, khu vực pantry được bố trí tiện lợi giúp cho nhân viên của doanh nghiệp tập trung hiệu quả vào công việc và có khoảng không gian nghỉ ngơi lý tưởng. Từ đó mà tăng cao năng suất làm việc và mang đến doanh thu cao cho doanh nghiệp.
Vị trí đắc địa
Thông thường các đơn vị cho thuê văn phòng ảo đều đặt các tòa nhà, văn phòng tại nơi trung tâm quận và thành phố, các khu vực kinh tế đang phát triển. Nhờ đó mà khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp bạn sẽ sở hữu ngay một mặt bằng địa lý tốt nhất cho việc làm việc, trao đổi với khách hàng cũng như dễ dàng cho việc di chuyển đến nơi làm việc.
Hạn chế khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo
Bạn phải lên lịch và sắp xếp trước cho buổi gặp đối tác, khách hàng bởi do quy mô văn phòng ảo bao gồm nhiều doanh nghiệp sử dụng phòng họp hoặc phong đón tiếp khách. Chính vì thế cần có hẹn trước thời gian gặp mặt cụ thể để không bắt khách hàng, đối tác chờ đợi quá lâu dẫn đến sự thiếu thiện cảm với doanh nghiệp.
Ngoài ra dịch vụ văn phòng ảo là dịch vụ cho phép nhiều doanh nghiệp sở hữu cùng một địa chỉ kinh doanh nên sẽ dễ dẫn đến nhiều tình huống hiểu lầm về thương hiệu của doanh nghiệp.
Nhìn chung, mặt hạn chế khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo không đáng kể và doanh nghiệp có thể đưa ra một số phương thức giải quyết dễ dàng. Với những thông tin trên, SABAY hy vọng mang đến kiến thức hữu ích cho bạn trong việc đưa ra quyết định lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo.
Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: 11A Hồng Hà, Phường 2, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
Email: sabaysabayhome@gmail.com
Hotline: 093 179 1122
