Khi đi thuê văn phòng, hãy lưu ý những điều sau để tránh trường hợp ký kết hợp đồng nhưng vẫn không diễn ra như ý muốn. Dưới đây là bài viết “Những điều cần lưu ý khi ký hợp đồng cho thuê văn phòng”
1. Địa điểm và diện tích thuê/cho thuê
Điểm đáng lưu ý thứ nhất trong hợp đồng là diện tích thuê văn phòng chính xác là bao nhiêu. Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Diện tích văn phòng bạn phải trả tiền thuê cụ thể sẽ dựa vào diện tích thuê được đo theo phương pháp nào.
2. Thời gian thuê và điều kiện gia hạn
Thời gian thuê trong hợp đồng cần xem các mốc thời gian:
Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và bên thuê bắt đầu bị tính phí thuê văn phòng là ngày nào. Các thời gian chờ làm nội thất văn phòng có được tính vào hợp đồng không, …
Khi sắp đến thời hạn thuê văn phòng bên thuê và bên cho thuê thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Phải thông báo trước bao lâu cũng là những điều cần đưa vào hợp đồng.
3. Điều khoản giá thuê và chi phí thuê văn phòng
Phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.
Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy … Tuy nhiên một số tòa nhà cho miễn phí một số lượng xe nhất định tương ứng với diện tích sàn văn phòng.
Ngoài ra còn các khoản phí phát sinh khác như: làm ngoài giờ, tiền điện theo các bậc – mức tiêu thụ
4. Điều khoản thanh toán và tiền tệ thanh toán
Mặc dù pháp luật hạn chế các giao dịch trong nước sử dụng USD. Do giá USD/VNĐ thường không ổn định nên trong hợp đồng cần quy định giá thuê văn phòng tính theo loại tiền tệ nào, khi có biến động tỉ giá thì thay đổi như thế nào.
5. Trách nhiệm của bên cho thuê
a) Giao văn phòng và trang thiết bị gắn liền với văn phòng (nếu có) cho bên B theo đúng hợp đồng;
b) Phổ biến cho bên B quy định về quản lý sử dụng văn phòng;
c) Bảo đảm cho bên B sử dụng ổn định văn phòng trong thời hạn thuê;
d) Bảo dưỡng, sửa chữa văn phòng theo định kỳ hoặc theo thỏa thuận; nếu bên A không bảo dưỡng, sửa chữa nhà mà gây thiệt hại cho bên B, thì phải bồi thường;
e) Tạo điều kiện cho bên B sử dụng thuận tiện diện tích thuê;
f) Nộp các khoản thuế liên quan đến văn phòng đang thuê theo quy định của pháp luật (nếu có).
6. Trách nhiệm của bên thuê
a) Sử dụng văn phòng đúng mục đích đã thỏa thuận, giữ gìn nhà ở và có trách nhiệm trong việc sửa chữa những hư hỏng do mình gây ra;
b) Trả đủ tiền đặt cọc, thuê văn phòng đúng kỳ hạn đã thỏa thuận;
c) Trả tiền điện, nước, điện thoại, vệ sinh và các chi phí phát sinh khác trong thời gian thuê và trước khi thanh lý hợp đồng;
d) Trả nhà cho bên A theo đúng thỏa thuận.
e) Chấp hành đầy đủ những quy định về quản lý sử dụng văn phòng;
f) Không được chuyển nhượng hợp đồng thuê văn phòng hoặc cho người khác thuê lại trừ trường hợp được bên A đồng ý bằng văn bản;
g) Chấp hành các quy định về giữ gìn vệ sinh môi trường và an ninh trật tự trong khu vực cư trú;
h) Giao lại văn phòng cho bên A trong các trường hợp chấm dứt hợp đồng quy định tại hợp đồng này.
i) Chịu trách nhiệm về bất kỳ/toàn bộ sự mất mát các trang thiết bị, nội thất trong văn phòng, tài sản cá nhân.
7. Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa nhà & các trang thiết bị
Trong quá trình sử dụng văn phòng thuê. Các chi phí phát sinh liên quan đến bảo dưỡng – sửa chữa văn phòng được quy định như thế nào? bên nào phải chịu thanh toán các chi phí này cũng là điều cần được đề cập đến.
8. Điều khoản chấm dứt hợp đồng
Chấm dứt hợp đồng có nhiều trường hợp:
1. Hết hạn hợp đồng & các trường hợp khách quan hoặc bất khả kháng khác.
2. Nếu quá trình thực hiện, hợp đồng chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do các lý do khác, bên thuê nên gửi công văn thông báo để tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng.
9. Cam kết chung & hiệu lực của hợp đồng
Như đã nói ở phần đầu. Các bên cần thỏa thuận thời gian có hiệu lực của hợp đồng.
Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các điều khoản và điều kiện quy định trong hợp đồng này. Mọi thay đổi, hủy bỏ hoặc bổ sung một hay nhiều điều khoản, điều kiện của hợp đồng này phải được cả hai bên thỏa thuận bằng văn bản và lập thành phụ lục hợp đồng.
Trường hợp các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ban hành các văn bản pháp lý liên quan đến việc cho thuê văn phòng, hợp đồng này sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với những quy định của pháp luật Việt Nam.
10. Phụ lục hợp đồng
Ngoài những điều chính, các bạn cũng nên chú ý tới phụ lục hợp đồng, đôi khi những điều nhỏ không để ý cũng mang lại rắc rối không đáng có cho các bạn.
