Thuê văn phòng kinh doanh là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay và văn phòng ảo/chia sẻ/tiết kiệm là những từ khóa được tìm kiếm nhiều hiện nay khi đi thuê văn phòng. Nên nhớ rằng một văn phòng làm việc với vị trí đắc địa, diện tích, cơ sở hạ tầng và dịch vụ lý tưởng và phù hợp với mục đích kinh doanh là bước khởi đầu hoàn hảo cho sự thành công của công ty. Do đó, với 7 lưu ý khi thuê văn phòng làm việc mà Sabay chia sẻ dưới đây bạn cần nằm lòng để tạo nên sự thành công cho chính công ty của mình.
1. Kế hoạch ngân sách và xác định thời gian thuê
Đây là điểm mà các doanh nghiệp/công ty cần lưu ý đầu tiên, nó đóng vai trò quyết định trong việc thuê văn phòng. Tùy vào nguồn ngân sách dự tính, khoảng thời gian thuê mà bạn sẽ lựa chọn giữa một văn phòng cao cấp trong tòa cao ốc hay là một văn phòng nhà phố.
Bạn biết rồi đó, chi phí thuê văn phòng sẽ tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh cho nên ngân sách cần được xác định rõ ràng và chắc chắn ngay từ ban đầu. Đặc biệt, tính ổn định về chi phí và giá thuê văn phòng sẽ được ưu đãi khá lớn nếu bạn quyết định thời gian thuê lâu dài.
2.Lưu ý khi thuê văn phòng làm việc: Xác định địa điểm văn phòng
Vị trí lý tưởng để đặt văn phòng tùy thuộc vào ngành nghề của công ty bạn đang kinh doanh trong đó có chiến lược quảng bá hình ảnh công ty và phong thủy phù hợp với tổng thể như thế nào?
– Lĩnh vực kinh doanh: Cần vị trí trung tâm, hoạt động kinh doanh ở nơi sôi động hay nơi yên tĩnh, ít dân cư,… tất cả là tùy thuộc vào lĩnh vực và kế hoạch phát triển của công ty bạn. Bên cạnh đó, đừng quên vị trí thuận lợi cho giao thông cũng ảnh hưởng đến quyết định chọn thuê hay không nữa đấy.
– Chiến lược quảng bá hình ảnh công ty như thế nào? Nếu quy mô công ty bạn lớn, cần đánh bóng thương hiệu thì lựa chọn văn phòng đặt tại trung tâm thành phố sẽ dễ dàng PR cho tên tuổi công ty, thu hút nguồn nhân viên chất lượng tìm đến và dĩ nhiên chi phí là khá cao. Còn ngược lại thì bạn chỉ cần một văn phòng khang trang hoặc một căn nhà phố ở vị trí tốt.
– Yếu tố phong thủy rất quan trọng, hãy đảm bảo đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn trong công việc.
Xem thêm: 6 kinh nghiệm thuê văn phòng ảo bạn nên nằm lòng
3. Lưu ý khi thuê văn phòng làm việc: Diện tích văn phòng
Diện tích văn phòng cần thuê sẽ xác định dựa trên số lượng nhân viên, kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Trong đó:
– Diện tích trung bình cho không gian làm việc trên thực tế các doanh nghiệp có thể đáp ứng được cho nhân viên là 4m2/ người (bao gồm diện tích bộ phận công cộng, kỹ thuật, các bộ phận phụ trợ và phục vụ).
– Kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn phụ thuộc rất lớn vào diện tích văn phòng cho nên bạn cần quan tâm đến điều này trước khi đi thuê. Nên đưa điều kiện này vào thương lượng với chủ đầu tư nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh khi công ty của bạn muốn mở rộng quy mô trong thời gian sau.
Cũng cần lưu ý: Có trường hợp khi thuê bạn sẽ phải chi trả diện tích văn phòng sở hữu và cả diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, khu vệ sinh…
Sự chênh lệch giữa việc phải chi trả hai phần diện tích này có thể lên đến hơn 20% tổng tiền thuê. Do đó, nên tính toán diện tích thật hợp lý và thương thảo kĩ, nhằm tránh nảy sinh các mâu thuẫn trong hợp đồng về sau.
4. Lưu ý khi thuê văn phòng làm việc: Thời gian hoạt động
Chủ đầu tư sẽ có những quy định riêng về thời gian làm việc cho các văn phòng. Bởi vậy, tốt hơn hết bạn nên biết phân bổ thời gian là 24/24h, hay 8 tiếng/ngày từ đó mới thương lượng kỹ trong hợp đồng nếu tính chất công việc công ty bạn cần làm thêm giờ thường xuyên, bạn nên dự tính thời gian phát sinh và thương lượng các chi phí ngoài giờ này với chủ tòa nhà sẽ tiết kiệm chi phí thuê hơn.
5. Nên tham vấn cho nội thất văn phòng
Nếu bạn có công ty nội thất để thực hiện bước thiết kế nội thất văn phòng, thì bạn cũng có thể tham khảo ý tưởng của các kiến trúc sư của họ để có thể chắc rằng diện tích văn phòng và cách bố trí nội thất văn phòng đảm bảo cho mục tiêu sử dụng và làm việc hiệu quả của văn phòng.
Nhiều khi với diện tích văn phòng mới, có rất nhiều yếu tố liên quan như tường, cột, các vách kính lấy sáng… có thể sẽ phù hợp với công ty bạn cũng có thể là không phù hợp, do đó, có ý kiến chuyên gia nhiều khi sẽ giúp bạn tránh được nhiều những rủi ro nếu có.
6. Đừng quên yếu tố quan trọng: Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí cộng thêm
Khi chọn thuê văn phòng thì bạn đừng quên đặt vấn đề được cung cấp đầy đủ các dịch vụ cộng thêm cơ sở hạ tầng, dịch vụ, bởi đây là yếu tố quan trọng đem lại sự dễ dàng cho hoạt động của công ty. Trong đó bao gồm:
– Phí Quản lý
– Chỗ để xe – Giá cả & số lượng:
– Thời gian sửa chữa và trang trí văn phòng nên thương lượng với chủ đầu tư để đỡ tốn phí.
Những lưu ý khi thuê văn phòng làm việc này cũng khá quan trọng bạn đừng nên bỏ qua nhé!
7. Mẹo giúp bạn thương lượng hợp đồng
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong quy trình tìm kiếm và thương lượng hợp đồng thuê thì hãy sử dụng dịch vụ của các công ty chuyên về cho thuê văn phòng và thông qua một luật sư uy tín khảo cứu lại hợp đồng thuê cuối cùng trước khi đi đến ký kết.
Thường trong hợp đồng thuê thì giá thuê văn phòng sẽ được giữ nguyên trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu hợp đồng ký kết 5 năm và khoảng thời gian sau giá đó sẽ tăng hoặc giảm tùy vào thị trường (thường thì giá thuê sẽ tăng chứ không giảm). Để hạn chế chi phí phát sinh quá nhiều cho văn phòng thì mẹo hay cho bạn đó là nên quy định rõ ràng trong hợp đồng. Vd: tăng không quá 10%…
Bên cạnh đó, bạn cũng nên thương thảo kĩ với chủ đầu tư về diện tích thuê (bao gồm diện tích riêng và chung), việc này sẽ giảm chi phí đáng kể cho công ty bạn về lâu dài.
Văn phòng công ty hoạt động kinh doanh là bộ mặt và là biểu tượng cho quy mô công ty bởi vậy quá trình tìm kiếm văn phòng thực sự là thử thách không nhỏ. Sabay hy vọng những lưu ý khi thuê văn phòng làm việc này sẽ là chìa khóa giúp các bạn trao dồi thêm thông tin để sở hữu văn phòng đẹp, chất lượng và giá hấp dẫn nhất.
