Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo hay văn phòng chia sẻ là một dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng kí kinh doanh thành lập công ty giúp tiết kiệm tối đa chi phí.
Có lẽ cụm từ “văn phòng ảo” trong những năm gần đây đã không còn quá xa lạ với người Việt Nam chúng ta. Tuy nhiên lại ít người hiểu rõ được chính xác văn phòng ảo và mục đích của nó là gì. Do đó, Công ty Sabay Office xin chia sẻ một vài thông tin về văn phòng ảo và dịch vụ thuê văn phòng ảo để cho mọi người có thêm những kiến thức có thể giúp ích cho doanh nghiệp, công ty nhé.
Ưu điểm của văn phòng ảo
- Tiết kiệm tối đa chi phí: đây là ưu điểm lớn nhất của văn phòng ảo. Vì ưu điểm này mà thị trường cho thuê văn phòng ảo đã ngày càng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam. Thay vì bỏ một khoản tiền lớn để thuê văn phòng truyền thống thì giờ đã có văn phòng ảo với mức chi phí rẻ hơn rất nhiều, đặc biệt là các Star-up trẻ hiện nay đang cực kì ưa chuộng loại mô hình này.
- Vị trí thuận lợi: Các doanh nghiệp khi thuê văn phòng, ngoài cân nhắc về chi phí thì vị trí của văn phòng cũng rất được quan tâm. Bởi vậy các công ty, doanh nghiệp thường chọn đặt văn phòng ảo ở các trung tâm của các thành phố lớn. Chưa nói đến dịch vụ hay sản phẩm của doanh nghiệp tốt như thế nào, cái mà khách hàng nhìn vào đầu tiên chính là diện mạo. Một công ty với diện mạo hiện đại, chuyên nghiệp nằm ở vị trí trung tâm thành phố sẽ mang lại sự tin cậy và thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
- Nhiều tiện ích: khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần phải mua sắm thiết bị hay đồ dùng văn phòng phẩm nào, điều này giúp họ tiết kiệm chi phí tối đa. Hơn nữa còn không phải lo đến việc bảo trì trang thiết bị vì đã có bên cung cấp dịch vụ lo liệu.
Nếu bạn đang tìm hiểu chọn thuê văn phòng ảo, điều quan trọng tìm hiểu là các tùy chọn có sẵn. Dưới đây là những điều cần cân nhắc trước khi thuê văn phòng ảo
Những lưu ý khi thuê văn phòng ảo
Địa điểm
Vì văn phòng ảo bao gồm một địa chỉ thực để đăng ký thành lập công ty, nhận thư và bưu phẩm, nên cần phải cân nhắc nơi bạn muốn cho doanh nghiệp của mình đặt trụ sở. Bạn có thể quyết định chọn lựa một văn phòng gần nhà hoặc nơi nào đó ở trung tâm thành phố có môi trường thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình.
Thiết bị và tiện nghi văn phòng
Bạn có thể cần cho doanh nghiệp của mình một không gian văn phòng có internet tốc độ cao, một vài ổ cắm điện để cắm máy tính và các thiết bị cần thiết hay không gian quầy pantry để chứa đồ ăn nhẹ, chai nước cho các cuộc họp. Xem xét tần suất bạn có thể đến thăm địa điểm thực tế và những tiện nghi cần thiết cho công việc hàng ngày.
Nhu cầu nội thất
Trong khi một số công ty có thể muốn sử dụng đồ nội thất mà văn phòng ảo đã có, những doanh nghiệp khác cũng có thể thêm phong cách cá nhân của riêng họ vào không gian. Ví dụ: một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thiết kế hay sáng tạo có thể muốn kết hợp nhiều sáng tạo hơn vào trang trí để thể hiện giá trị thương hiệu của họ tại không gian họ đón tiếp khách hàng và đối tác. Tham quan các văn phòng ảo để tìm hiểu rõ thêm về đồ nội thất và những gì bạn có thể mang đến.
Các dịch vụ được cung cấp
Một số văn phòng ảo có thể bao gồm các dịch vụ lễ tân với đường dây điện thoại chuyên dụng hoặc hộp thư bưu có địa chỉ thực. Xem xét khoảng thời gian bạn có thể nhận được thư hoặc có cần dịch vụ vận chuyển hay lễ tân hay không. Mặc dù việc thuê văn phòng ảo sẽ có thể có một số đặc quyền, nhưng mỗi đặc quyền lại có những dịch vụ khác nhau.
Giá
Giá thuê văn phòng ảo tiết kiệm hơn rất nhiều so với giá văn phòng truyền thống, nhưng mức giá của loại hình văn phòng này cũng sẽ phụ thuộc vào địa điểm của văn phòng. Vì vậy, hãy tham khảo giá tại các lựa chọn tiềm năng, nắm thật rõ các đặc điểm của từng gói dịch vụ, thời hạn hợp đồng tối thiểu hay nếu bạn ký hợp đồng và thanh toán ngay một lần từ 6 tháng trở lên thì liệu có được chính sách ưu đãi gì không.
Tóm lại:
Bất kỳ loại hình thuê văn phòng ảo nào cũng có các ưu điểm và nhược điểm khác nhau, điều quan trọng chính là bạn phải biết được nhu cầu của doanh nghiệp bạn là gì? Môi trường như thế nào sẽ phù hợp cho sự phát triển của doanh nghiệp? Như vậy bạn sẽ biết cách xem xét đâu là sự lựa chọn phù hợp nhất dành cho doanh nghiệp của mình. Mong rằng những kinh nghiệm thuê văn phòng ảo mà Sabay Office đã chia sẽ có thể giúp ích cho bạn khi lần đầu tiếp cận loại hình văn phòng này. Chúc bạn thành công!
