Văn phòng ảo là gì?

“Văn phòng ảo (virtual office) là dạng văn phòng được đặt ở vị trí vật lý cố định, nhưng bạn không nhất thiết phải làm việc ở đó. Văn phòng ảo sẽ giúp bạn có được một địa chỉ hợp pháp để đăng ký giấy phép kinh doanh. Ngoài ra, bạn còn có thể tiếp khách hàng / đối tác tại văn phòng của mình. ” Khi sử dụng văn phòng ảo, bạn không cần nhất thiết phải luôn có mặt 8h tại văn phòng như giờ hành chính. Bạn chỉ cần văn phòng, khi có giao dịch với khách hàng / nhận hóa đơn / hồ sơ hợp đồng, còn khi làm việc, bạn có thể làm việc tại nhà riêng, những quán cà phê yên tĩnh hoặc không gian khác phù hợp với hoàn cảnh của bạn.
Mặc dù chỉ là văn phòng ảo, tuy nhiên các tiện ích của không gian này vẫn đầy đủ không thua kém so với các văn phòng cho thuê cố định. Các tiện ích như máy điều hòa, máy photocopy, máy fax, điện thoại cố định, đường truyền internet… đều được trang bị đầy đủ. Ngoài ra, khu vực để công ty bạn tiếp khách hàng đều tiện nghi, rộng rãi, đem lại cảm giác thoải mái cho bạn và đối tác. Đội ngũ nhân viên lễ tân đều được huấn luyện bài bản, lịch sự trong giao tiếp, chuyên nghiệp trong cách ứng xử.

“Sử dụng văn phòng ảo là xu hướng của các doanh nghiệp và startup trong năm 2021. Với không gian mở, thoáng đãng, thân thiện, bạn sẽ có thêm nguồn năng lượng để làm việc và sáng tạo. Ngoài ra, văn phòng ảo còn có đầy đủ các tiện nghi (máy photocopy, máy fax, đường truyền cáp quang internet, máy chiếu..) để bạn làm việc như một không gian văn phòng thực sự, và giúp bạn tiết kiệm chi phí thay vì phải bỏ ra một số tiền lớn để đầu tư chi phí cố định ngay ban đầu. ”

Bạn có thể chọn thuê ở các quận trung tâm như quận 1, quận 3, quận 5, quận 7, quận Bình Thạnh… Đây là những khu vực có nhiều công ty nước ngoài, ngân hàng, các cơ quan nhà nước, đường xá đi lại dễ dàng và thuận lợi. Văn phòng ảo Quận 5. Ngoài quận 1 trung tâm, quận 5 cũng là khu vực có nhiều hộ kinh doanh, và giao thương sầm uất, đặc biệt là khu vực của người Hoa sinh sống và kinh doanh. Việc chọn một văn phòng để thuê làm việc ngay tại khu vực này cũng là một giải pháp tốt với nhiều công ty vừa và nhỏ. Văn phòng ảo quận 3 vốn là nơi có kinh tế phát triển, cư dân đông đúc là địa chỉ tuyệt vời để đặt văn phòng. Ngoài ra, bạn thuê văn phòng ảo tại quận 2 hoặc quận 7 cũng là một lựa chọn tốt, vì đây là nơi tập hợp nhiều người nước ngoài, các công ty startup và khởi nghiệp.

Đây là mô hình phù hợp với nhiều bạn freelancer và doanh nghiệp SME. Với các công ty vừa và nhỏ, bạn sẽ tiết kiệm được chi phí thuê phòng. Với các doanh nghiệp ở khu vực ngoại thành, một địa chỉ văn phòng ảo tại trung tâm thành phố giúp bạn tiện lợi hơn khi tiếp xúc khách hàng. Với các cá nhân làm việc tự do (freelancer), chuyên viên tư vấn cho các dự án, bạn sẽ có không gian để gặp gỡ đối tác trong các cuộc gặp mặt làm việc định kỳ. Với các công ty có vốn đầu tư nước ngoài khi trong giai đoạn nghiên cứu thị trường Việt Nam, văn phòng ảo giúp bạn có một địa điểm tại nước sở tại.

Bạn có thể đăng ký văn phòng ảo qua các bước sau đây:
– Tìm hiểu liên hệ.
– Nhận tư vấn.
– Gửi báo giá.
– Tham quan văn phòng.
– Ký hợp đồng.

Thứ nhất, văn phòng thật hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn là con người. Con người là thật, là yếu tố tiên quyết. Văn phòng ảo đảm bảo có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động doanh nghiệp. Thứ hai, văn phòng ảo chỉ là một tên gọi chuyên ngành của các dịch vụ, trên thực tế mọi hoạt động tại văn phòng đều là thực. Do đó, việc bạn thuê văn phòng ảo để làm địa chỉ đăng ký kinh doanh là hoàn toàn hợp pháp.

Văn phòng ảo Yes Office nằm ngay số 68 Nguyễn Huệ, là văn phòng đặt ngay địa chỉ phong thủy của con số tài lộc, thịnh vượng. Theo niềm tin phương Đông, sau khi “an cư” ổn định về mặt tổ chức văn phòng, công ty bạn sẽ dễ dàng “lạc nghiệp” để xây dựng công ty và công việc kinh doanh

“Quận 1 là trung tâm của thành phố Hồ Chí Minh, đầu tàu kinh tế của cả Việt Nam. Hệ thống cơ sở hạ tầng (giao thông, điện, nước, internet, cửa hàng, tiện ích…) đều được đầu tư lớn của chính quyền nhà nước. Quận 1 cũng là nơi tập trung nhiều công ty đa quốc gia và tập đoàn lớn trong và ngoài nước, cũng như là nơi tập trung của đội ngũ nhân sự chất lượng cao. Khi đặt văn phòng ảo tại quận 1, công ty bạn và các đối tác cũng sẽ dễ dàng trong việc di chuyển, làm việc. Ngoài ra, đặt văn phòng tại mặt tiền đường 68 Nguyễn Huệ, quận 1 cũng giúp tăng uy tín của công ty bạn lên một tầm cao mới. ” Cơ sở hạ tầng tại quận 1 cũng được UBND TPHCM đầu tư rất lớn, đem lại sự tiện ích cho các công ty hoạt động. Ngoài ra, dân cư đông đúc cũng là một nguồn khách hàng tiềm năng rất lớn cho bạn. Cuối cùng, quận 1 cũng là nơi tập trung nhiều trung tâm thương mại và tòa nhà cao cấp với đầy đủ các hạng mục (hạng A, B, C…), với sự tiện nghi, an toàn, và mức độ tin cậy của công ty bạn cũng được tăng lên rất cao.

“Hiện tại, có khá nhiều dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ, chỉ từ khoảng 10.000 đồng / ngày cho một diện tích nhỏ, tương đương với khoảng 300.000 đồng / tháng. Khi thuê được văn phòng ảo, bạn sẽ được cung cấp một địa chỉ để đăng ký giấy phép kinh doanh (khi bạn muốn mở công ty. Đây là một điều kiện thuận lợi cho các bạn freelancer. Bạn nên lựa chọn các văn phòng ở vị trí đẹp, tại mặt tiền của các quận trung tâm tại TH.HCM, để có được vị trí kinh doanh đẹp. ”

Một văn phòng ảo có chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như vị trí địa lý, phong thủy, diện tích sàn sử dụng, các tiện ích văn phòng đi kèm, và đơn vị cung cấp dịch vụ.
Bảng giá dịch vụ văn phòng ảo có thể chia làm nhiều gói dịch vụ để phục vụ cho từng nhu cầu của khách hàng. Thông thường, chi phí thuê văn phòng ảo được chia làm 3 mức độ: cơ bản, nâng cao và cao cấp.
Gói cơ bản thường cung cấp các tiện ích như bảng hiệu công ty, địa chỉ nhận bưu phẩm, dịch vụ lễ tân, internet ADSL miễn phí, nước uống, địa chỉ đăng ký giao dịch và đăng ký giấy phép kinh doanh, miễn phí phòng họp từ 1 – 2h / tháng.
Gói nâng cao và cao cấp thường sẽ hỗ trợ thêm về việc sử dụng thêm các thiết bị văn phòng (máy photocopy), chỗ ngồi làm việc, tủ hồ sơ locker, scan giấy tờ, sử dụng các phòng họp…
Tại Sabay Office, giá thuê văn phòng chỉ dao động chỉ từ 530.000đ/tháng tùy vào nhu cầu của bạn. Đây cũng là chương trình mà Sabay Office hỗ trợ quý khách hàng trong đại dịch Covid 19.

Để soạn thảo được mẫu hợp đồng cho thuê, bạn cần thông tin cơ bản của bên cho thuê ( bên A) và bên đi thuê ( bên B). Các điều khoản được ghi trong hợp đồng bao gồm diện tích sử dụng, thời gian thuê, chi phí, hình thức thanh toán, trách nhiệm và điều khoản của hai bên, các điều khoản chấm dứt hợp đồng và xác nhận chữ ký, đóng dấu giữa hai bên.

Theo Luật Doanh Nghiệp 2005, doanh nghiệp hoạt động cần phải có một địa chỉ văn phòng giao dịch ổn định, và được đăng ký với cơ quan nhà nước. Địa chỉ cần rõ về số nhà, đường, phường, xã, tỉnh / thành phố và được đăng ký với cơ quan chủ quản. Như vậy, khi thuê văn phòng ảo, bạn hoàn toàn có thể đăng ký giấy phép kinh doanh tại địa chỉ này.
Văn phòng 68 Nguyễn Huệ. Yes Office là văn phòng ảo nằm ở số 68 Nguyễn Huệ, quận 1. Số 68 theo phong thủy là con số may mắn (lục bát, đọc chệch thành lộc phát). Ngoài ra, Nguyễn Huệ là con đường trung tâm tại quận 1, ngay phố đi bộ sầm uất, với sự có mặt của nhiều khách sạn, công ty đa quốc gia lớn như CitiBank, Vina Capital, ACE Life, Maybank…

Khi thuê văn phòng, bạn cần đưa ra một quy chuẩn để lựa chọn phòng. Bạn nên chọn địa điểm đẹp cho khách hàng lẫn nhân viên tiện di chuyển, và đẹp về mặt phong thủy (68). Bạn cũng cần tham khảo thật kỹ lưỡng thủ tục khi thuê văn phòng đẹp để tránh những rắc rối không đáng có. Cuối cùng, bạn cũng nên quan tâm thêm tới các tiện ích khác như bộ phận lễ tân, bảo vệ, phòng họp, máy chiếu, phòng khách, máy photocopy, internet… nữa nhé.