Trong khoảng thời gian đại dịch kéo dài, gây ra những tác động to lớn thì văn phòng chia sẻ được ưa chuộng và trở thành giải pháp hàng đầu cho bài toán chi phí thuê văn phòng của các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Vậy thực chất văn phòng chia sẻ là gì? Mang lại những lợi ích như thế nào chưa thực sự được nhiều người biết đến. Vì thế, trong bài viết này hãy cùng Sabay tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!
Văn phòng chia sẻ là gì?
Văn phòng chia sẻ với tên tiếng Anh là Shared Office là một khái niệm về việc cho phép nhiều công ty cùng sở hữu hoặc quản lý một văn phòng. Có thể hiểu đơn giản văn phòng chia sẻ là dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc hoặc chia sẻ không gian làm việc linh hoạt trong một phòng có diện tích có quy mô vừa hoặc lớn. Trong đó, văn phòng sẽ được đảm bảo đầy đủ các tiện ích như bàn, ghế, phòng hợp, tủ kệ,…
Văn phòng chia sẻ cũng là một bản nâng cấp của loại hình văn phòng ảo – một trong những loại hình văn phòng rất được ưa chuộng trên thị trường.
Đối tượng nào sử dụng văn phòng chia sẻ?
- Phù hợp với những công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Các nhóm dự án đang hoạt động kinh doanh tự do hay các chuyên viên tư vấn cũng sử dụng loại hình văn phòng này như một cách để tăng thêm hiệu quả.
- Các doanh nghiệp đang có xu hướng mở rộng thi trường kinh doanh và hướng tới những khách hàng chỉ ưu và sử dung những dịch vụ có sẵn trong thành phố
- Những cá nhân đang có nhu cầu chuẩn bị thành lập công ty nhưng đang hạn chế về nguồn vốn mà vẫn muốn vị trí văn phòng đẹp.
- Các công ty nước ngoài đang có nhu cầu đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam. Vai trò chính là hoạt động thăm dò thị trường và cần một khoảng không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc
Lợi ích của văn phòng chia sẻ?
Là nơi sẽ giúp mang lại rất nhiều lợi ích mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng được. Tuy nhiên, tùy vào vị trí và cơ sở cung cấp dịch vụ mà các bạn sẽ sở hữu:
- Tên tuổi và hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp của bạn sẽ được đặt tại toà nhà và hiển thị trên bảng điện tử giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tin tưởng.
- Giúp tiết kiệm chi phí, bạn sẽ không mất một khoản tiền lớn để thuê văn phòng, nhân viên lễ tân hay trả các phí phát sinh khác mà vẫn có được một văn phòng hết sức chuyên nghiệp khi đối tác và khách hàng.
- Đội ngũ tiếp tân chuyên nghiệp sẵn có, là bộ mặt của doanh nghiệp để trực tiếp liên hệ khách hàng
- Trang thiết bị và hệ thống phòng họp sẵn có với không gian chuyên nghiệp
- Thời gian thuê văn phòng linh hoạt phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Thông thường, hợp đồng thuê văn phòng chia sẻ từ 6 tháng đến 1 năm với không gian làm việc thoải mái, diện tích thuê linh hoạt.
- Tạo môi trường làm việc năng động. Nhiều bạn trẻ startup cùng đến một môi trường làm việc sẽ là điều kiện tốt để mọi người trao đổi với nhau.
Hạn chế của văn phòng chia sẻ
Bên cạnh những ưu điểm và lợi ích mà văn phòng chia sẻ mang lại thì loại hình này vẫn còn tồn đọng những hạn chế sau:
- Khi làm việc chung không gian làm việc với các công ty khác đồng nghĩa phải chia sẻ phòng họp, sảnh đón khách,… Trong trường hợp cần một cuộc họp gấp, hay đón tiếp một đối tác tiềm năng bạn không thể đảm bảo có ngay không gian và thời gian như ý muốn.
- Bên cạnh đó, khó khăn khi sắp xếp lịch hẹn cùng khách hàng là điều cũng thường gặp phải. Khi phải báo trước để dịch vụ sắp xếp phòng họp, cơ sở vật chất cho các khách hàng. Phải phụ thuộc vào thời gian giữa khách hàng và doanh nghiệp và dịch vụ văn phòng ảo.
- Hạn chế kịp thời giải đáp các cuộc gọi của khách hàng. Khi khách hàng gọi điện thoại đến văn phòng bạn. Điện thoại viên của văn phòng ảo sẽ chuyển đến số điện thoại của bạn hoặc lấy tin nhắn và gửi đến cho bạn. Điều này sẽ gây ra vấn đề không giải đáp kịp thời khi khách hàng cần.
Một số lưu ý khi bạn dùng dịch vụ văn phòng chia sẻ
Về dịch vụ lễ tân và tiện ích
Phải có lễ tân để đảm bảo rằng nó đại diện cho công ty, doanh nghiệp của bạn. Hơn nữa, phí lễ tân tiếp đón khách cho công ty của bạn không được tính. Bởi lẽ, ở trong gói thuê văn phòng chia sẻ đã bao gồm đầy đủ các khoản này.
Phải đảm bảo rằng, dịch vụ dọn dẹp ở đây là thường xuyên. Và nó phải đảm bảo được tính sạch sẽ, chuyên nghiệp trong quá trình làm.
Về chi phí khi dùng dịch vụ
Khi thuê văn phòng chia sẻ chi phí thường không cao. Vì thế, trước tiên bạn phải tìm hiểu thật kỹ giá, chi phí trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng chia sẻ nhé!
Khi thuê văn phòng thông thường đã bao gồm các khoản dịch vụ khác như bàn ghế, tủ hồ sơ, wifi,..
Tất cả các doanh nghiệp sẽ không phải trả chi phí những thiết bị này. Hơn nữa, trong quá trình thuê bạn còn được hỗ trợ về thủ tục đăng ký kinh doanh.
Yếu tố để lựa chọn văn phòng chia sẻ uy tín?
Đây là một trong những câu hỏi được rất nhiều sự quan tâm từ mọi người khi muốn sử dụng dịch vụ văn phòng một cách uy tín và chất lượng. Do đó, bạn có thể tham khảo những tiêu chí dưới đây để có được cho mình lựa chọn nhé:
Hỗ trợ nhanh chóng và tối ưu
Đây là yếu tố cần được cần được xem xét kỹ, bởi lẻ khả năng hỗ trợ doanh nghiệp, khách hàng khi xảy ra bất cứ khó khăn hay khúc mắc thì thật sự quan trọng và cần được giải quyết tốt nhất. Và đặc biệt, thông tin của khách hàng cần được bảo mật tốt nhất.
Tính chuyên nghiệp
Yếu tố chuyên nghiệp được thể hiện ở nhiều khía cạnh, trong đó bao gồm:
Đáp ứng một cách đầy đủ những tiện ích, cũng như chất lượng văn phòng chia sẻ tốt nhất đến với khách hàng như trong hợp đồng thỏa thuận giữa 2 bên.
Luôn thông báo kịp thời và nhanh chóng thông tin đến khách hàng, từ đó thể hiện được tính chính xác và nhanh chóng.
Kinh nghiệm và năng lực
Đây là một yếu tố nên được xem xét thận trọng. Bạn cần căn cứ trên số năm kinh nghiệm và năng lực mà đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ để ra quyết định.
Bạn có thể tham khảo qua những phản hồi của khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ, để từ đó có được cái nhìn chân thực nhất.
Lời kết:
Hy vọng sau bài viết, doanh nghiệp của bạn đã có cho mình những thông tin bổ ích về văn phòng chia sẻ. Và có cho mình được những lựa chọn sáng suốt nhất trong việc tìm nơi cung cấp dịch vụ uy tín. Hiện nay, dịch vụ này đang được các doanh nghiệp lớn nhỏ ngày càng quan tâm. Tuy nhiên, nên chọn dịch vụ văn phòng chia sẻ cho thuê ở đâu uy tín và giá rẻ là nỗi băn khoăn của nhiều người. Nhưng giờ đây nỗi lo lắng của bạn sẽ được tan biến khi đến với Sabay một trong những đơn vị cung cấp văn phòng ảo uy tín.
- Hotline: 093 179 1122
- Website: http://sabayoffice.com
- Trụ Sở : 11 A Hồng Hà, P.2, Q.TB
- Chi Nhánh: 05 Đồng Nai, Phường 2, Quận Tân Bình , TP. HCM
